备忘录

　　备忘录是一种公司各部门之间广泛运用的书面联络手段，主要用来传递信息，提醒督促对方或表明自己的看法。备忘录一般由抬头、发函人姓名、收函人姓名、日期、标题、正文几部分组成。

抬头：包括公司名称和Memo字样。

日期：其中月份一般应写成单词或单词缩写，如：Date: December 9, 2000

收函人姓名：姓名前加"To"字样，并且一般在姓名前加礼貌性称呼，有时可在姓名之后注明职务及任职部门名称。例如：To: Ms. Andrea Antonell, Marketing Manager如果收函人较多，可在收函人栏中"To"之后标注"see Distribution"字样，并在正文后一一列出。如：
Distribution:
Ms. Andrea Antonell, Fiance
Mr. Francis Bougiorno, National Sales
Mrs. Gretchen J. Bryant, Advertising

发函人姓名：发函人姓名写在"From"字样之后，一般没有礼貌称呼，有时可在姓名之后注明职务。如：From: Oliver H. Bradley

标题：也称事由，在"Subject"或"Re"字样之后，发函人往往用简短的语言对所涉及的事项做一概括，一般用短语甚至以一个词表示。如：
subject: Sales for Third Quarter
Re: Computer

　　收发函人姓名、日期及标题之间没有固定的相对位置，只要在抬头之下、正文之上，各项之间间隔一行即可。

正文：与上面四项间隔两行。正文的撰写要求言简意赅，直切主题。

署名：备忘录的署名比较随便，可署全名，也可署姓名的首字母缩写。
例如：
Memo
To: see distribution
From: Richard Smith, secretary
Date: July 15, 2002
SUBJECT: EXECUTIVES' ROUNDTABLE MEETING NOTICE
There will be a meeting of all members of the Executives' Roundtable on Thursday, July 25, 2002 at 11 a.m. in the Beacon Room of the Tower in Chicago.
Luncheon will be served at 12:15p.m. if you cannot be with us, please call 247-9521 no later than July 23.
An agenda is enclosed. Also, you will find a map with complete travel directions and a description of the parking facilities at the Tower Building.
It will be a pleasure to welcome all members to this important planning session of our organization.
Richard Smith
Distribution: Ms. Alt
　　Ms. Rasmusson
　　Ms. Walden
Messrs: Anderson
　　Timkins
　　Graham